Privacy­verklaring

Convene is een strategisch adviesbureau gespecialiseerd in de strategische inzet en governance van AI binnen organisaties. Wij geloven in transparantie, niet alleen in onze adviezen, maar ook in hoe wij met uw gegevens omgaan.

Convene is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening en communicatie. Wij vragen niet meer dan nodig is (“dataminimalisatie”).

Dit kan onder meer betreffen:

Bij een nieuwsbriefinschrijving bewaren wij uw naam, e-mailadres, nieuwsbriefstatus en het moment waarop u toestemming heeft gegeven. Deze gegevens worden gekoppeld aan uw contactrecord in ons afgeschermde CRM.

• Naam
• Organisatie
• Functie
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Gegevens verstrekt via contactformulieren
• Gegevens verstrekt in het kader van een Strategische Audit
• Websitegebruik na toestemming voor Analytics, zoals bezochte pagina’s, sessieduur, globale apparaat- en browsergegevens en een pseudonieme bezoeker-ID

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens of politieke voorkeur), tenzij dit uitdrukkelijk noodzakelijk is voor een specifieke opdracht en vooraf schriftelijk is overeengekomen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor heldere, vooraf vastgestelde doelen:

Daaronder vallen het versturen van de nieuwsbrief na uw toestemming en het zorgvuldig beheren van zakelijke relaties in ons CRM.

Contact- en auditaanvragen worden na ontvangst automatisch beoordeeld op relevantie en spam. Deze beoordeling bepaalt uitsluitend de routering en e-mailmelding en heeft geen juridisch of vergelijkbaar wezenlijk gevolg. Bij een relevante aanvraag kan Sophie, onze duidelijk herkenbare AI-assistent, namens Bertjan een korte ontvangstbevestiging opstellen. Bertjan beoordeelt de aanvraag vervolgens persoonlijk.

Communicatie

Het beantwoorden van contactverzoeken en e-mails.

Dienstverlening

Het uitvoeren van strategische analyses, audits en adviestrajecten.

Relatiebeheer

Het onderhouden van zakelijke relaties en klantenbeheer.

Analyse en verbetering

Na uw toestemming: het meten van websitegebruik met Google Analytics om content, navigatie en dienstverlening te verbeteren.

Personalisatie

Na uw toestemming: geaggregeerde of pseudonieme inzichten gebruiken om relevantere content en aanbevelingen te ontwikkelen.

Compliance

Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals administratie en belasting).

Volgens de AVG mogen wij alleen gegevens verwerken als daar een wettelijke basis voor is. Wij baseren ons op:

Toestemming

Voor het sturen van een nieuwsbrief en voor Analytics, personalisatie of marketingcookies. U kunt deze toestemming altijd intrekken.

Overeenkomst

Noodzakelijk om onze diensten aan u te kunnen leveren.

Gerechtvaardigd belang

Voor normale bedrijfsvoering en beveiliging.

Wettelijke plicht

Zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn anders voorschrijft.

Nieuwsbriefgegevens bewaren wij zolang u ingeschreven bent. Na uitschrijving bewaren wij uitsluitend het minimale bewijs dat nodig is om uw uitschrijving en eerdere toestemming te respecteren.

Zodra de bewaartermijn verstrijkt of de gegevens niet meer nodig zijn, worden deze veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden als dit nodig is voor onze dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk hierbij aan:

• Technische dienstverleners voor hosting en e-mail, waaronder Resend.
• Google voor de Gemini API waarmee formulierinhoud op spam en relevantie wordt beoordeeld. Contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer worden niet aan het model aangeboden.
• Google Ireland Limited voor Google Analytics, uitsluitend nadat u Analytics-toestemming heeft gegeven.
• Leveranciers die direct betrokken zijn bij onze dienstverlening.

Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken (verwerkers), sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid. Convene blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

Wij proberen gegevensverwerking zo veel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te houden. Google Analytics en bepaalde AI- of cloudservices kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Dit gebeurt uitsluitend onder passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, de EU Standard Contractual Clauses (SCC’s) en aanvullende veiligheidsmaatregelen.

Convene neemt de bescherming van uw gegevens serieus. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Onze maatregelen omvatten onder meer:

• Beveiligde SSL-verbindingen (https) voor alle dataverkeer.
• Strikte toegangscontrole tot systemen.
• Regelmatige logging en monitoring van systemen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact op via info@convene.nl.

Onze website gebruikt functionele cookies en lokale opslag die noodzakelijk zijn om de website, formulieren, beveiliging en uw privacyvoorkeuren goed te laten werken. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld.

Essentieel

Voor beveiliging, formulieren, sessies en het lokaal onthouden van uw cookievoorkeur. Hiervoor is geen toestemming vereist.

Analytics & personalisatie

Google Analytics 4 met meet-ID G-XFJYFMZCMQ. Wordt pas geladen na uw toestemming en helpt ons begrijpen welke pagina’s en content worden gebruikt. Google Analytics slaat geen afzonderlijke IP-adressen op of logt deze.

Marketing

Deze voorkeur bereidt de website voor op eventuele toekomstige advertentieplatforms. Momenteel laden wij geen marketingtracker.

Niet-essentiële scripts worden vóór uw keuze technisch geblokkeerd. U kunt uw keuze altijd wijzigen via “Privacy-instellingen” in de footer. Als u Analytics intrekt, stoppen we verdere metingen en verwijderen we de bijbehorende Analytics-cookies uit uw browser.

U heeft op grond van de AVG diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Inzage

U mag inzien welke gegevens wij van u hebben.

Correctie

U mag gegevens laten aanpassen als deze onjuist zijn.

Verwijdering

U mag (in bepaalde gevallen) vragen om verwijdering van uw gegevens (“recht om vergeten te worden”).

Beperking

U mag vragen om de verwerking tijdelijk stop te zetten.

Bezwaar

U mag bezwaar maken tegen de verwerking.

Dataportabiliteit

U mag uw gegevens opvragen om deze over te dragen.

Om gebruik te maken van deze rechten, kunt u een verzoek sturen naar info@convene.nl. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken.

U kunt toestemming voor Analytics, personalisatie en marketing op ieder moment intrekken via de privacy-instellingen. Voor inzage, export of verwijdering van eventueel bij een externe dienst gekoppelde gegevens kunt u eveneens contact met ons opnemen.

Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Convene behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen, bijvoorbeeld bij wetswijzigingen of nieuwe diensten. De meest recente versie vindt u altijd op deze pagina.

Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.