Privacyverklaring

Convene is een strategisch adviesbureau gespecialiseerd in de strategische inzet en governance van AI binnen organisaties. Wij geloven in transparantie, niet alleen in onze adviezen, maar ook in hoe wij met uw gegevens omgaan.

Convene is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening en communicatie. Wij vragen niet meer dan nodig is (“dataminimalisatie”).

Dit kan onder meer betreffen:

• Naam
• Organisatie
• Functie
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Gegevens verstrekt via contactformulieren
• Gegevens verstrekt in het kader van een Strategische Audit
• Websitegebruik (via functionele/analytische cookies)

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens of politieke voorkeur), tenzij dit uitdrukkelijk noodzakelijk is voor een specifieke opdracht en vooraf schriftelijk is overeengekomen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor heldere, vooraf vastgestelde doelen:

• Communicatie: Het beantwoorden van contactverzoeken en e-mails.
• Dienstverlening: Het uitvoeren van strategische analyses, audits en adviestrajecten.
• Relatiebeheer: Het onderhouden van zakelijke relaties en klantenbeheer.
• Verbetering: Het analyseren en verbeteren van onze website en diensten.
• Compliance: Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals administratie en belasting).

Volgens de AVG mogen wij alleen gegevens verwerken als daar een wettelijke basis voor is. Wij baseren ons op:

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn anders voorschrijft. Zodra de bewaartermijn verstrijkt of de gegevens niet meer nodig zijn, worden deze veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden als dit nodig is voor onze dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk hierbij aan:

• Technische dienstverleners (hosting, e-mail, analytics).
• Leveranciers die direct betrokken zijn bij onze dienstverlening.

Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken (verwerkers), sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid. Convene blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

Wij proberen gegevensverwerking zo veel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te houden. Indien persoonsgegevens daarbuiten worden verwerkt (bijvoorbeeld door gebruik van specifieke AI-tools of cloudservices), gebeurt dit uitsluitend onder passende waarborgen, zoals de EU Standard Contractual Clauses (SCC’s) en aanvullende veiligheidsmaatregelen.

Convene neemt de bescherming van uw gegevens serieus. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Onze maatregelen omvatten onder meer:

• Beveiligde SSL-verbindingen (https) voor alle dataverkeer.
• Strikte toegangscontrole tot systemen.
• Regelmatige logging en monitoring van systemen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact op via [email protected].

Onze website maakt gebruik van functionele cookies (om de site te laten werken) en analytische cookies (om het gebruik te meten, privacy-vriendelijk ingesteld). Voor tracking of marketing cookies vragen wij altijd vooraf uw expliciete toestemming via onze cookiebanner. U kunt uw voorkeuren op elk moment wijzigen.

U heeft op grond van de AVG diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage: U mag inzien welke gegevens wij van u hebben.
• Correctie: U mag gegevens laten aanpassen als deze onjuist zijn.
• Verwijdering: U mag (in bepaalde gevallen) vragen om verwijdering van uw gegevens ("recht om vergeten te worden").
• Beperking: U mag vragen om de verwerking tijdelijk stop te zetten.
• Bezwaar: U mag bezwaar maken tegen de verwerking.
• Dataportabiliteit: U mag uw gegevens opvragen om deze over te dragen.

Om gebruik te maken van deze rechten, kunt u een verzoek sturen naar [email protected]. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken.

Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Convene behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen, bijvoorbeeld bij wetswijzigingen of nieuwe diensten. De meest recente versie vindt u altijd op deze pagina. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.