Een medewerker krijgt bij indiensttreding een functie, leidinggevende, verantwoordelijkheden en toegang tot bepaalde systemen. Er zijn verwachtingen over kwaliteit, gedrag en escalatie. Bij risicovol werk bestaan controles en functiescheiding.
Een AI agent krijgt vaak alleen een prompt.
Daarin staat bijvoorbeeld dat de agent behulpzaam moet zijn, onderzoek moet doen of klantvragen moet beantwoorden. Zodra zo'n agent structureel werk uitvoert, is dat onvoldoende. Een mooie persoonlijkheid is geen organisatieontwerp.
Een bestuurbare digitale collega heeft een functieomschrijving nodig.
Van instructie naar institutionele rol
Een prompt vertelt een model hoe het moet reageren. Een functieontwerp bepaalt waarom de rol bestaat, welke bijdrage zij levert en hoe zij zich verhoudt tot andere rollen.
Dat onderscheid wordt belangrijk wanneer een agent niet alleen antwoord geeft, maar taken plant, kennis raadpleegt, andere agents inschakelt of een extern systeem gebruikt.
De organisatie moet dan niet alleen het gewenste gedrag beschrijven. Zij moet bevoegdheid en verantwoordelijkheid ontwerpen.
De negen onderdelen van een agentfunctie
Doel
Welke organisatiewaarde moet de agent creëren? Een doel als “help medewerkers” is te breed. Beschrijf het proces, de doelgroep en de gewenste uitkomst.
Rol en identiteit
Vanuit welke expertise en welk perspectief handelt de agent? Een onderzoeksagent stelt andere vragen dan een operationele planner of kwaliteitsbeoordelaar.
Primaire opdracht
Welke concrete taken voert de agent uit en welk resultaat wordt verwacht? Benoem ook de gewenste vorm, timing en kwaliteitscriteria.
Bronnen
Welke kennis mag de agent gebruiken? Leg vast welke documenten gezaghebbend zijn, hoe actualiteit wordt gecontroleerd en wanneer bronnen moeten worden geciteerd.
Mandaat
Wat mag de agent zelfstandig beslissen of uitvoeren? Toegang tot een functie betekent niet automatisch toestemming om haar in iedere situatie te gebruiken.
Grenzen
Welke handelingen zijn verboden? Welke gegevens mogen nooit worden verwerkt? Wanneer moet de agent stoppen omdat informatie ontbreekt of onzekerheid te groot is?
Escalatie
Naar wie gaat een uitzondering? Welke informatie moet bij escalatie worden meegegeven en binnen welke termijn is menselijke beoordeling nodig?
Prestatie
Hoe beoordelen we kwaliteit? Snelheid en volume zijn zelden voldoende. Denk ook aan juistheid, brongebruik, herstelwerk, tevredenheid en het aantal terechte escalaties.
Eigenaarschap
Welke menselijke functionaris is verantwoordelijk voor doel, inrichting, toegang, evaluatie en beëindiging van de agent?
Een agent hoeft niet op een mens te lijken
De vergelijking met een functieomschrijving helpt bij governance, maar een agent is geen medewerker. Hij heeft geen bewustzijn, morele verantwoordelijkheid of relationeel begrip. De organisatie mag menselijke verantwoordelijkheid daarom nooit naar de agent verschuiven.
Ook kan digitaal werk anders worden verdeeld. Eén agent kan een zeer smalle taak op grote schaal uitvoeren. Een team van agents kan verschillende perspectieven combineren. Functieontwerp hoeft bestaande afdelingen niet letterlijk na te bootsen.
Functiescheiding voor digitale actoren
Bij belangrijke processen is het verstandig dat niet dezelfde agent onderzoek doet, een conclusie trekt en de uiteindelijke actie uitvoert. Verschillende rollen kunnen elkaar controleren.
Een onderzoeksagent verzamelt bronnen. Een analyseagent vergelijkt scenario's. Een beoordelingsagent toetst aan beleid. Een mens neemt het besluit of geeft toestemming voor uitvoering.
Deze scheiding vermindert het risico dat één fout of onjuiste aanname door het hele proces loopt.
Beheer gedurende de levensduur
Een agentfunctie is niet klaar na ingebruikname. Bronnen veranderen, modellen worden vernieuwd en de organisatie leert van uitzonderingen.
Plan daarom periodieke beoordeling van:
- doel en actuele noodzaak;
- gebruikte kennis en instructies;
- rechten en systeemtoegang;
- kwaliteit en incidenten;
- kosten en gebruik;
- menselijke feedback;
- mogelijkheden om de agent aan te passen of te beëindigen.
Functieontwerp binnen Convene AI OS
Convene AI OS ondersteunt agents met eigen profielen, opdrachten, hulpmiddelen, kennis, KPI's en bevoegdheden. Dezelfde governance bepaalt welke menselijke en digitale actoren toegang krijgen en waar een goedkeuring verplicht is.
Zo wordt een agent geen los promptbestand, maar een herkenbare en beheersbare rol binnen de organisatiearchitectuur.
Begin met organisatiewerk
De beste agent ontstaat niet door eindeloos aan een prompt te schaven. Begin bij het werk, de waarde, de uitzonderingen en de mensen die verantwoordelijkheid dragen. Ontwerp daarna pas de digitale rol.
Een AI agent zonder mandaat is geen digitale collega, maar onbeheerde software.
Lees de vragen over AI agents of bekijk het Convene organisatiemodel.